Prevenire il furto da parte dei dipendenti può sembrare un compito arduo. Hai costruito la fiducia con le persone su cui fai affidamento per gestire la tua attività e prendere provvedimenti preventivi per fermare il furto interno può sembrare come scommettere contro di loro. Ma né tu né i tuoi dipendenti dovete pensare in questo modo.
Il furto sul posto di lavoro può danneggiare allo stesso modo l’imprenditore e i dipendenti. Migliori procedure di sicurezza aiutano a chiarire le descrizioni del lavoro, garantire la longevità del lavoro, stabilire un flusso di lavoro migliore e creare procedure che contribuiscono a una migliore sensazione di sicurezza sul posto di lavoro.
Quando impedisci a un dipendente di rubare, proteggi la tua attività, che protegge i posti di lavoro. Ma il furto da parte di un dipendente può presentarsi in molte forme, ognuna delle quali ha modi diversi di essere prevenuto. Qual è il modo migliore per combattere i diversi tipi di furto da parte dei dipendenti?
Il furto da parte dei dipendenti include spesso la gestione fraudolenta o impropria di:
- Contanti
- Forniture
- Timesheet
- Fondi
- Benefici
Domande frequenti
Come si prevengono i furti dei dipendenti?
Il rischio percepito di essere scoperti fornisce il miglior deterrente per tutti i furti. Nel caso della prevenzione dei furti interni, concentrarsi su assunzioni, controllo degli accessi fisici e risposta. Esamina i tuoi nuovi assunti, non fornire chiavi o codici fino a quando la fiducia non si è solidificata e rispondi quando la fiducia viene violata.
Posso licenziare un dipendente per furto?
Il furto documentato sul posto di lavoro è uno dei migliori motivi per licenziare un dipendente. Ma per qualsiasi licenziamento, c’è sempre il rischio di ritorsioni sotto forma di una causa per licenziamento illegittimo. Assicurati di avere prove video che mostrino chiaramente il furto da parte del dipendente, quindi non ci sono dubbi.
Qual è la differenza tra furto e appropriazione indebita?
L’appropriazione indebita è definita dal Dipartimento di Giustizia degli Stati Uniti come “l’appropriazione fraudolenta di proprietà da parte di una persona a cui tale proprietà è stata affidata o nelle cui mani è legittimamente pervenuta”. Il furto richiede “intento criminale” al momento della presa della proprietà.
Tutti i furti dei dipendenti sono considerati appropriazione indebita?
Poiché ai dipendenti vengono affidati beni e fondi in virtù del loro lavoro, la maggior parte delle forme di furto da parte dei dipendenti rientra nella categoria di appropriazione indebita. Tuttavia, i tuoi dipendenti possono anche utilizzare la loro conoscenza dell’azienda per rubare cose a cui non dovrebbero avere accesso.
1. Rubare denaro
L’accesso di un dipendente al contante varia a seconda dell’attività. In termini di sicurezza al dettaglio, la protezione della piccola cassa sarà imperativa. Se non effettui depositi in contanti alla fine di ogni giornata lavorativa, hai bisogno di una cassaforte o di una cassetta di sicurezza.
Anche se investi in qualcosa prodotto da uno dei migliori marchi di cassaforte, il rischio di furto da parte dei dipendenti rimane finché ci si aspetta che un lavoratore apra la cassaforte per conservare i contanti sciolti. I contanti possono anche essere intercettati prima dello stoccaggio o del deposito.
Quando hai un dipendente che ruba denaro, il rilevamento è fondamentale. Prima scoprirai il problema, meno soldi perderai. Controlla le tue vendite registrate rispetto alle tue distinte di versamento il più frequentemente possibile.
Anche se viene rubata solo una piccola parte, è probabile che questo non sia l’unico tipo di furto da parte dei dipendenti perpetrato. Se gestisci un’attività prevalentemente in contanti, potresti accumulare vaste scorte di denaro prima che sia possibile effettuare un deposito, che potrebbe essere oggetto di furto.
Suggerimenti per la sicurezza:
- Conservare le riserve di contante in una cassaforte del valore di almeno il 10% del valore medio di contante al suo interno.
- Limita l’accesso ai contanti mantenendo codici e chiavi nelle mani di un minor numero di dipendenti.
- Depositare contanti quando le riserve superano una determinata soglia.
- Documenta il percorso del flusso di cassa dalla transazione all’archiviazione con telecamere di sicurezza.
2. Uso improprio delle forniture
Anche se raramente c’è un vantaggio finanziario per un dipendente che ruba forniture, il costo per ottenere forniture di cancelleria, prodotti per il bagno o snack può sommarsi. Questo non è necessariamente un reato licenziabile, ma i costi possono sommarsi se il comportamento non viene interrotto.
Quando calcoli il RIO della tua sicurezza, considera che alcuni dispositivi di sicurezza acquistati per proteggere articoli di valore superiore possono anche proteggere le forniture. È possibile modificare le procedure di stoccaggio in modo che i materiali rubati o usati in modo improprio vengano conservati in luoghi più sicuri.
La cosa complicata della protezione delle forniture è che può disincentivare l’uso di materiali protetti. Ciò può presentarsi sotto forma di conformità dannosa o scuse incentrate sulla ridotta convenienza di un’attività a causa della necessità di richiedere determinati materiali.
Uno dei consigli più importanti per gli acquirenti sicuri è di non conservare oggetti all’interno di una cassaforte a cui è necessario accedere durante il giorno. Più un luogo sicuro o sicuro viene aperto, meno è sicuro. Pertanto, conservare le forniture necessarie di frequente con oggetti di valore può aumentare il rischio di furto.
Suggerimenti per la sicurezza:
- Doppio tuffo con la sicurezza esistente e immagazzina le forniture a rischio con articoli più preziosi.
- Non bloccare le forniture a rischio che sono necessarie più volte durante un turno.
- Pianifica di non acquistare scorte di forniture e sostituisci gli articoli secondo necessità.
- Soppesa il rischio di una minore produttività derivante dalla limitazione della convenienza rispetto ai costi di sostituzione.
3. Falsificazione delle schede attività
Che si tratti di pause non documentate, pranzi multipli, arrivi in ritardo, bugie sugli straordinari, ecc., La frode della scheda attività costa denaro a un’azienda. Sebbene questa frode non sia sempre presa in considerazione quando si prevengono i furti da parte dei dipendenti, può essere fermata e rilevata con le giuste misure di sicurezza.
La documentazione è fondamentale con questo tipo di furto da parte dei dipendenti. Se le tue telecamere di sicurezza non proteggono la tua proprietà documentando tutti gli ingressi e le uscite, può essere molto difficile verificare gli orari di arrivo dei dipendenti. Un dipendente dovrebbe essere visibile mentre esce e entra nell’edificio.
Sebbene sia possibile utilizzare una telecamera puntata sull’orologio, monitorare l’ingresso e l’uscita è il modo più ermetico per dimostrare le ore effettive lavorate. Inoltre, se c’è un modo per entrare nel tuo edificio senza essere visto, questo può essere sfruttato per altri tipi di furto da parte dei dipendenti.
Questo è un tipo davvero unico di furto da parte dei dipendenti perché riduce l’efficienza dell’azienda, oltre a farti pagare troppo per il servizio. Va notato che la frode della scheda attività è un buon indicatore del fatto che un lavoratore è coinvolto in altre forme di furto da parte dei dipendenti.
Suggerimenti per la sicurezza:
- Usa le telecamere per documentare tutti gli ingressi e le uscite, nonché l’orologio.
- Qualcuno non visto uscire o entrare è un’indicazione di un punto di ingresso senza documenti.
- I punti di ingresso privi di documenti assistono altri tipi di furto da parte dei dipendenti.
- Indaga su tutti i casi di frode della scheda attività per altri metodi di furto dei dipendenti.
4. Deviazione di fondi
Esistono diversi modi in cui un dipendente può deviare i fondi, alcuni dei quali sono più facilmente rilevabili di altri. Il diversivo più comune è registrare gli acquisti in modo errato e intascare la differenza. Metodi più avanzati possono assumere la forma del nepotismo contrattuale.
È difficile sapere quale tipo di elementi pubblicitari nel budget per la sicurezza aziendale ti aiuterà in questo senza condurre una valutazione del rischio. Come vengono assegnati i tuoi fondi e da chi? Se i prodotti vengono spediti o gettati quando sono danneggiati, come viene verificato?
I canali di verifica devono essere valutati per i punti deboli. Le persone che lavorano a un processo abbastanza a lungo ne trovano i difetti, quindi non aver paura di chiedere un feedback su cosa può essere migliorato. La tua squadra è la principale linea di difesa contro il furto interno e il rischio.
Può sembrare controintuitivo che i tuoi dipendenti pensino a come farla franca con i furti sul posto di lavoro, ma le persone disoneste troveranno comunque i difetti. Simile all’etica del lockpicking, la scoperta preventiva della debolezza è la chiave per prevenire l’uso di quell’exploit.
Suggerimenti per la sicurezza:
- Crea canali per consentire ai dipendenti di segnalare problemi nella spesa aziendale.
- Esegui controlli di verifica casuali su prodotti danneggiati, spedizioni e spese.
- Indagare sui rapporti di appaltatori esterni con i dipendenti attuali.
- Condividi le responsabilità di acquisto tra più lavoratori per controlli e contrappesi.
5. Uso inappropriato dei benefici
Che si tratti di estendere gli sconti ai dipendenti agli amici o di utilizzare l’accesso alle apparecchiature per fornire servizi gratuiti, questo rientra comunque nell’ambito del furto da parte dei dipendenti. Il trucco per la prevenzione sono le aspettative chiare più che le misure di sicurezza fisica.
Quando tutti in un team sanno cosa è accettabile, non possono essere convinti a ignorare il comportamento indesiderato degli altri lavoratori. La chiave è rispondere immediatamente a qualsiasi caso di questo tipo di furto da parte dei dipendenti, poiché l’inerzia è spesso vista da altri lavoratori come un tacito condono.
L’implicazione che consenti questi comportamenti è molto dannosa per questo tipo di furto da parte dei dipendenti. È molto probabile che i lavoratori utilizzino in modo improprio i benefici perché non è chiaramente un furto per loro. Possono avere l’idea sbagliata che sebbene qualcosa non possa essere incoraggiato, è accettabile.
I lucchetti e la documentazione possono essere d’aiuto in alcuni casi se i macchinari o le forniture devono essere verificati o legati a un ordine di lavoro. È inoltre possibile forzare la verifica delle transazioni relative agli acquisti con sconti dei dipendenti da parte di un altro lavoratore. Avere una combinazione di sicurezza passiva e attiva.
Suggerimenti per la sicurezza:
- Chiarire cosa non è un uso accettabile del tempo, delle risorse, ecc. dell’azienda.
- Rispondere immediatamente a qualsiasi osservazione passeggera che pregiudichi la corretta procedura.
- Bloccare o creare procedure di check-out per le risorse utilizzate in modo inappropriato.
- Richiedere a un altro lavoratore di verificare l’utilizzo di vantaggi e sconti prima dell’utilizzo.
Pensieri finali
Sebbene abbiamo coperto molto, ci sono alcune informazioni di base che puoi portare via sul furto interno. Le tendenze per la prevenzione e la risposta al furto da parte dei dipendenti ruotano attorno alla formazione, alla documentazione, alla segnalazione e al controllo degli accessi.
I lavoratori devono sapere che aspetto ha un comportamento improprio e avere un modo per segnalarlo. Un imprenditore deve essere in grado di documentare il furto e limitare l’accesso a vulnerabilità come riserve di cassa e altri oggetti di valore limitando le chiavi e la conoscenza dei codici.
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